Alt det du som bruker av &frankly trenger å vite
Alt det du som bruker av &frankly trenger å vite
Denne informasjonen retter seg mot medarbeidere i slike bedrifter, nedenfor omtalt som ”Bedriften”, som har inngått avtale med Simployer AB, Sverige, om bruk av Simployer ABs mobil- og nettbaserte tjeneste for å gjennomføre medarbeiderundersøkelser, nedenfor omtalt som ”&frankly”. I aktuelle tilfeller gjelder denne informasjonen også medarbeidere i andre bedrifter som inngår i det konsernet Bedriften tilhører, eller andre bedrifter som utfører tjenester eller arbeid for Bedriften, som Bedriften har avtalt å ha medarbeiderundersøkelser for. Både medarbeidere i Bedriften og medarbeidere i slike andre bedrifter , samt til andre eksterne brukere som benytter &frankly gjennom de løsningene som gjøres tilgjengelig av Bedriften, omtales nedenfor som ”medarbeidere”.
1.1 Bedriftens hensikt, som den har valgt å bruke &frankly til, er å øke medarbeidernes innflytelse og engasjement og dermed oppnå forbedringer i Bedriftens arbeidsforhold og virksomhet.
2.1 &frankly gir deg mulighet til frivillig og kontinuerlig å tilby informasjon om din personlige arbeidssituasjon, nedenfor omtalt som “svarinformasjon”, ved å svare på spørsmål stilt av Bedriften. Den svarinformasjonen som du gir, kobles sammen med kontoen din hos &frankly og lagres i en database. Informasjon på individnivå er (unntatt Andfrankly Pulse AB) bare tilgjengelig for deg selv under forutsetning av at du håndterer din kontos brukernavn og passord med forsiktighet. Om Bedriften har valgt å aktivere dette, gjør &franklys tjenester det også mulig å sende inn varsling til Bedriften gjennom varslings-funksjonen («whisteblowing»).
2.2 Gjennom &frankly får Bedriften tilgang til avidentifiserte sammenstillinger (der det ikke er mulig å skille ut individuelle svar) av svarinformasjonen på gruppe- og bedriftsnivå til kollegaer, sjefer og ledelse i Bedriften for å drive det nevnte forbedringsarbeidet i Bedriften. &frankly gir deg mulighet til at du - på din konto - kontinuerlig kan se personlige sammenstillinger av din svarinformasjon i den hensikt å oppnå personlig utvikling.
2.3 For å sikre påliteligheten i sammenstillinger av svarinformasjon og beskytte den enkelte personens svarinformasjon skjer det ingen sammenstilling av svarinformasjon for grupper med færre enn 3 som gir svar, eller mer enn 3, hvis Bedriften har valgt at gruppene må være større for at svarene skal kunne presenteres. For å få en oversikt over den svarinformasjonen som det er tanken å samle inn og bruke, se Personvernregler på hjemmesiden til Andfrankly Pulse AB.
3.1 Informasjon som direkte eller indirekte kan henføres til deg, blir nedenfor omtalt som ”personopplysninger”. Bedriften er personopplysningsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger inkludert svarinformasjon ved bruk av &frankly. Andfrankly Pulse AB er behandlingsansvarlig for Bedriften og behandler dine personopplysninger for Bedriftens regning. I sin bruk av &frankly må Bedriften følge de personvernreglene som gjelder i det landet der Bedriften er etablert.
3.2 Du har rett til å få informasjon fra Bedriften om behandlingen av personopplysningene, f.eks. hvilken type svarinformasjon Bedriften tenker å samle inn, hvilke personopplysninger som skal lagres, i hvilken hensikt og hvem den sammenstilte informasjonen skal gjøres tilgjengelig for. Bedriften skal videre påse at de spørsmålene som stilles, ikke oppleves som et inngrep i din personlige integritet. Husk at all bruk av &frankly er frivillig. Bedriften eller en annen bedrift du er medarbeider i, kan ikke tvinge deg til å bruke &frankly og/eller svare på de spørsmålene som stilles.
3.3 Personopplysninger som Andfrankly Pulse AB behandler for Bedriftens regning, er ditt for- og etternavn, e-postadresse og annen grunnleggende informasjon om din brukerkonto og din svarinformasjon, samt relevant innehold for å generere rapportering til varslingsfunksjonen («whisteblowing»). Du har også mulighet til frivillig, via appen til &frankly, å tilby et personlig profilbilde samt posisjoneringsinformasjon. Navn og e-postadresse samt posisjoneringsinformasjon vil bli brukt for å kunne holde kontakt med deg og stille spørsmål til deg på relevante tidspunkter. Din svarinformasjon vil bli behandlet for å kunne tilby sammenstillinger av svarinformasjon i henhold til beskrivelsen over. Svarinformasjon, i sammenstilt og avidentifiser form, kan bli brukt av Andfrankly Pulse AB som grunnlag for forretnings- og metodeutvikling samt statistikk.
3.4 Andfrankly Pulse AB vil også kunne behandle geoposisjonsdata om deg, om du har valgt å aktivere dette i vår app, og du har angitt en posisjon for din arbeidsplass. Geoposisjonsdata benyttes utelukkende for å gi deg påminnelser om nye spørsmål ved relevante tidspunkter (når du kommer inn til, eller forlater din arbeidsplass). Funksjonen er kun ment å forenkle din bruk av tjenesten og er helt frivillig å benytte.
3.5 Du kan kostnadsfritt kreve at Bedriften skal angi hvilke personopplysninger og hvilken svarinformasjon som &frankly behandler. Et slikt krav skal være underskrevet av deg og sendes til den ansvarlige i Bedriften, som formidler kravet til oss i Andfrankly Pulse AB. Hvis du opplever at spørsmålene som stilles via &frankly er upassende eller krenkende for din integritet, oppfordrer vi deg til umiddelbart å kontakte den ansvarlige i Bedriften (vanligvis HR-funksjonen).
3.6 Du har alltid mulighet til, uten å måtte oppgi grunn, å avbryte din fremtidige medvirkning og dermed kreve at dine personopplysninger skal fjernes. Du har også mulighet til å kreve korrigering av personopplysninger inkludert svarinformasjon som Andfrankly Pulse AB har lagret om deg. Hvis du vil avbryte din medvirkning og kreve at dine personopplysninger skal fjernes eller kreve korrigering, skal dette gjøres per e-post til den ansvarlige i Bedriften (vanligvis HR-funksjonen), som så kontakter Andfrankly Pulse AB for å fjerne opplysningene dine eller foreta korrigering. Hvis du avbryter din medvirkning og krever at personopplysningene dine skal fjernes, vil bare svarinformasjonen din i avidentifisert form bli lagret for ikke å påvirke tidligere sammenstillinger, men kontoen din (som inneholder personopplysninger) og koblingen til innsamlet svarinformasjon vil bli slettet permanent. Merk at bare midlertidig informasjon lagres i de mobile appene til Andfrankly Puls AB. Hvis du ved en feil har fjernet appen, kan du derfor installere den igjen uten at noe informasjon har gått tapt. Hvis du ved fjerning av appen også vil sikre at all informasjonen din fjernes, må du følge den ovenstående informasjonen.
4.1 Andfrankly Pulse ABs nettsted, www.andfrankly.com, inneholder såkalte informasjonskapsler. I henhold til loven om elektronisk kommunikasjon skal alle som besøker et nettsted med informasjonskapsler, få informasjon om at nettstedet inneholder informasjonskapsler, hva disse informasjonskapslene brukes til, og hvordan informasjonskapsler kan unngås.
4.2 På www.andfrankly.com brukes såkalte øktkapsler. Øktkapsler brukes for å håndtere valgene dine på hjemmesiden, f.eks. for å huske kontaktopplysningene dine. Øktkapsler forsvinner når du lukker nettleseren mens vanlige informasjonskapsler lagres i en lengre periode på datamaskinen din. Hvis du ikke aksepterer bruken av informasjonskapsler på nettstedet vårt, kan du endre innstillingene av nettleseren til ikke å motta informasjonskapsler. Vi viser til produsentene av den aktuelle nettleseren for nærmere anvisninger. Husk at enkelte av funksjonene på nettstedet ikke vil fungere hvis du velger bort informasjonskapsler.
4.3 På www.andfrankly.com brukes også faste informasjonskapsler. Disse brukes for å huske informasjon om deg for å lette din fremtidige bruk av tjenesten. F.eks. for å forhåndsutfylle e-postadressen din (men aldri passordet) for å gjøre det lettere ved innlogging. Personopplysninger som lagres i slike informasjonskapsler (f.eks. navn, e-post), lagres i maks. 30 dager fra siste gangs bruk.
5.1 Andfrankly Pulse AB, dets samarbeidspartnere eller andre tredjeparter eier og innehar samtlige immaterielle rettigheter til &frankly, inkludert forandringer og forbedringer av &frankly, også alt tekstet innhold, bilder, videoer og databaser, nedenfor kalt “beskyttet eiendom”. Personopplysninger og svarinformasjon koblet til personopplysninger er ikke inkludert i dette. Rettighetene til slik informasjon innehas av den aktuelle personen og kunden/den personopplysningsansvarlige. Andfrankly Pulse AB har imidlertid rett til å beholde, bruke og utlevere avidentifisert svarinformasjon som underlag for forretnings- og metodeutvikling og statistikk.
5.2 Forandringer, mangfoldiggjøring, offentliggjøring, videreformidling til tredjepart og/eller bruk av beskyttet eiendom uten forutgående skriftlig tillatelse av Andfrankly Pulse AB eller andre berørte parter er uttrykkelig forbudt.
6.1 Du er selv ansvarlig for all informasjon som du legger ut eller tilbyr ved bruk av &frankly, og for at du har alle nødvendige rettigheter til å gjøre det. Gi ikke personopplysninger som del av fritekstsvar eller kommentarer for å sikre at vi enkelt kan fjerne personopplysninger fra brukerne våre når det kreves av oss.
6.2 Du har selv ansvar for å ha det tekniske utstyret og programvaren som kreves for å bruke &frankly, f.eks. tilgang til Internett, nettleser, e-post, mobiltelefon m.m.
6.3 Du må ikke bruke &frankly til andre formål enn det som angis i 1.1 over. Dette omfatter bl.a. at du ikke må: (i) spre eller bruke informasjonen du får tilgang til i &frankly til andre formål, (ii) utlevere svarinformasjon som kan anses som støtende eller upassende, (iii) påvirke &frankly på en slik måte at dets tilgjengelighet og/eller funksjon endres, eller (iv) bruke &frankly i strid med de bruksinstruksjonene som kan bli gitt til deg fra tid til annen.
7.1 Andfrankly Pulse AB kan modifisere denne informasjonen fra tid til annen, for eksempel for å gjenspeile lovkrav eller for å foreta funksjonsendringer. Du finner alltid aktuell informasjon på www.andfrankly.com.
7.2 Som en del av din bruk av &frankly vil du motta e-post fra Andfrankly Pulse AB. E-post som Andfrankly Pulse AB sender, er f.eks. meldinger om spørsmål, sammenstillinger av resultatet ditt, informasjon om kontoen din eller nyhetsoppdateringer. Hvis du ikke lenger ønsker å motta e-post fra Andfrankly Pulse AB, er det en lenke nederst i alle e-postmeldinger som du kan bruke for at Andfrankly Pulse AB skal slutte å sende e-post til deg.
7.3 Andfrankly Pulse AB følger de internasjonale bransjestandarder, retningslinjer og etiske koder som er utviklet av ESOMAR for markedsundersøkelsesbransjen. Se mer informasjon om disse på http://www.esomar.org/